會議管理工作心得

　　一、學(xué)校會議危機(jī)

　　當(dāng)前，我們的學(xué)校組織會議多、效率低是一個基本事實，如果用“會議危機(jī)”來形容，也不為過。據(jù)我的觀察，學(xué)校組織的“會議危機(jī)”主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1、開會最多的是任務(wù)布置會，而關(guān)于部門間的聯(lián)席交流會比較少。學(xué)校中的會議大多是任務(wù)布置會，其中有一些是可以不必召開的，通過郵件、電話等方式即可傳達(dá)安排好。而對一所學(xué)校至關(guān)重要的問題研討會、經(jīng)驗交流會、民主建議會、讀書心得會卻組織得很少。

　　2、會議“議題”管理不到位，可開可不開的會比較多。有效會議的第一要素是對“議題”的審批管理，這項工作應(yīng)是校長辦公室的常規(guī)工作。學(xué)校各部門的臨時性會議如果沒有經(jīng)校辦審批同意就擅自召開，不僅會占用學(xué)校的會場資源，而且對參會人員的時間也是一種隨意褻瀆，不利于提高學(xué)校的工作效率。

　　3、會議很少準(zhǔn)時開始，參會人員守時意識不強(qiáng)。學(xué)校的會議，跟黨政機(jī)關(guān)的會議一樣，準(zhǔn)時開始的都比較少。針對這種現(xiàn)象，如果沒有采取正視的態(tài)度，聽之任之，久而久之，就會形成一種散漫的會風(fēng)，直接影響工作態(tài)度。

　　4、缺少對會議主持人、記錄員的規(guī)范要求，更沒有對這類人的培訓(xùn)。會議主持人（或主席）和記錄員是一次成功會議的兩個關(guān)鍵人物，他們主導(dǎo)著會議的進(jìn)程和目標(biāo)的達(dá)成。縱觀學(xué)校的會議，有水平的會議主持人比較少，而且許多會議都沒有記錄員或隨意安排一位工作人員擔(dān)任記錄員。平時，學(xué)校對會議主持人、記錄員缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)，他們對自己的角色職責(zé)比較模糊，因而影響了整個會議效率。

　　5、會后反饋不力，少有書面的會議備忘錄。由于許多學(xué)校的會議沒有安排記錄員的工作，會議開過之后沒有形成書面的意見記錄，會后需要落實的工作沒有反饋跟蹤，導(dǎo)致了干部的執(zhí)行力逐層稀釋，該要及時落實的工作沒有完成，延誤了學(xué)校的發(fā)展時機(jī)。

　　二、會議低效的分析

　　“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”，這是會議低效的一種連環(huán)表現(xiàn)。學(xué)校組織中的會議出現(xiàn)了低效危機(jī)，這可能有兩個方面的原因：

　　1、缺少會議成本意識，學(xué)校把開會不當(dāng)回事。

　　在學(xué)校中，一兩個小時的會議已經(jīng)很普遍了，大家在開會時，沒有時間觀念，主持人很少提前規(guī)定發(fā)言人的時間，發(fā)言人講話也經(jīng)常拖泥帶水、不簡潔明了，這就容易延長會議的時間，耽誤與會者的工作或休息。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，是因為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與老師缺少會議成本意識，經(jīng)常把開會不當(dāng)回事。會議成本是如何計算的？日本太陽公司對會議成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)�議時間（小時），公式中平均工資之所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算；開會的人越多，會議時間越長，會議的成本就越高。太陽公司每次開會時，總是把這個會議成本分配表貼在黑板上，目的是提醒參會人員注意會議的成本，端正對會議的態(tài)度，提高會議的效率。

　　2、缺失會議制度安排，學(xué)校無所適從地開會。

　　目前，學(xué)校召開的會議，都是由各部門自行組織，會議的類型比較單一，除了布置工作的例會之外，涉及互動交流、總結(jié)經(jīng)驗、分析問題的討論型會議組織得較少，這跟學(xué)校缺失相關(guān)會議制度安排有關(guān)。遇到什么情況，應(yīng)該召開哪種類型的會議？一般會議的組織步驟有哪些？如何有效地討論問題，并達(dá)成決議？需要落實的決議，如何通過會后的簡報、備忘錄等形式促成目標(biāo)的實現(xiàn)？面對這些問題，如果沒有一個可參照的標(biāo)準(zhǔn)做法，沒能建立一套完善的會議制度，會議就會出現(xiàn)無所適從的情況。

　　三、會議管理的方略

　　“不是管理中會議太多，而是缺乏對會議的管理”，這句話道出了“會議管理”的重要性。美國著名企業(yè)管理顧問羅杰·摩斯維克和羅伯特尼·爾森合著的《會議管理——如何創(chuàng)造高效率會議》一書，告訴了我們許多會議管理的方略與技巧。

　　該書提出了高效會議的八個顯著特征：只在必要時才召集開會；只在認(rèn)真籌劃過后才召集開會；提前擬訂和分發(fā)會議程序表；所有人都必須遵守時間；一切準(zhǔn)備工作都就緒了；請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席；會議作出了評論和歸納；記錄了所有決議、建議和負(fù)責(zé)人。同時，提出了組織高效會議的八個步驟：（1）厘清開會的目的與訴求；（2）選擇合適的領(lǐng)導(dǎo)方式；（3）選擇合適的主席，并篩選與會者；（4）向與會者做簡報；（5）選擇合適的開會時間與地點；（6）有效整合會議中的意見；（7）遴選恰當(dāng)?shù)臅�議記錄員；（8）決議通過后的工作分配。這些特征和步驟有利于我們制定學(xué)校會議制度時辨清方向、理出門道。

　　對于如何規(guī)范會議的標(biāo)準(zhǔn)議程，該書提出了六個步驟值得我們借鑒，即（1）厘清暨解釋問題；（2）分析問題；（3）擬定評估各種相應(yīng)對策的標(biāo)準(zhǔn)；（4）商議相應(yīng)對策；（5）遴選最可行的對策；（6）決議完成。至于如何提高議事質(zhì)量，該書提出了一個非常有價值的做法，即會議主席（主持人）可指定一個人在會中“扮黑臉”，其工作是提出反對意見，以幫助發(fā)言者修正其觀點。“扮黑臉”者是為達(dá)成最佳決議最合作的角色，他的主要工作有：（1）研究跟大家想法相反的意見；（2）發(fā)表反對意見，確保大家都了解反對意見；（3）陳述意見后，調(diào)查有多少人因此持保留態(tài)度；（4）質(zhì)疑既有的假設(shè)，及證據(jù)不充分的言論。

　　該書還對會議主席（主持人）和記錄員的職責(zé)和能力做了說明，認(rèn)為會議主席要具有“討論整合能力”，在話題轉(zhuǎn)換時將已經(jīng)討論的事項做有系統(tǒng)的歸納，時時注意將與會者提出的新意見與討論過的建議相整合；對于會議記錄員，提出他們不僅要簡明扼要并忠實地記錄下誰講了什么話，也要將大家同意的觀點記錄下來，最后把工作分派的狀態(tài)寫入會議記錄里，在會后20小時內(nèi)分發(fā)給與會者。

　　關(guān)于學(xué)校議事規(guī)則的建設(shè)，另一本書《羅伯特議事規(guī)則》可以為我們提供詳細(xì)的參考資料。1875年，美國的陸軍軍官亨利·馬丁·羅伯特（1837-1923年）根據(jù)自己主持會議和參加社團(tuán)活動的體驗，參考美國國會的運(yùn)作機(jī)制，起草了一套新的基本規(guī)則，以便各類組織開會時有一個統(tǒng)一完整的議事規(guī)范。羅伯特議事規(guī)則中有一條非常重要的原則，那就是當(dāng)參會者想表達(dá)自己不同意見時，要向會議主持人說話，而不能向意見不同的對手說話，這有利于避免意見不同方之間的激烈言辭和人身攻擊。

　　另外，關(guān)于如何避免與會者不守時現(xiàn)象的發(fā)生，許多知名企業(yè)都為我們提供了參考做法。如聯(lián)想集團(tuán)在成立之初，會風(fēng)也很散漫，身為總裁的柳傳志就帶頭倡導(dǎo)了“罰站一分鐘”制度，無論是誰，只要是聯(lián)想員工，無論開什么會議只要遲到了，就自動罰站一分鐘。還有企業(yè)實行會議遲到者現(xiàn)場捐款制度等。這些不同的做法，目的只有一個：那就是規(guī)范參會者的行為，讓他們做到守時開會，不浪費(fèi)時間，提高議事效率！

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